Hoe houd je regie in lastige gesprekken?
Had ik dát maar gezegd ... 7 tips om regie te houden in lastige gesprekken
“Ik vroeg budget voor de Leergang Positionering en Strategie en ik noemde alle voordelen voor de organisatie en onze patiënten. Mijn manager zei alleen: ‘Daar is geen geld voor.'”
“Ik vertelde enthousiast over mijn plan om de voorlichting over overgangsklachten te verbeteren. Mijn collega’s hadden het niet over de voordelen of de nieuwe werkwijze, maar over de huisstijl.”
“Ik wilde eerder uit dienst, maar naar mijn argumenten luisterde ze niet.”
Herkenbaar?
Pas ná zo’n gesprek weet je precies wat je had moeten zeggen. Dat overkomt mij ook. Daarom zocht ik naar tips. Daarvoor luisterde ik onder meer naar de podcast van Denktank met Sharon Kroes. Hij kan effectief én efficiënt gesprekken voeren en hij is ook nog wereldkampioen debatteren. Zijn praktische tips helpen om tijdens gesprekken beter je punt te maken. De 7 belangrijkste tips deel ik met je. Welke vind jij de beste?
Tip 1. Goede voorbereiding
Een goede voorbereiding is simpel: stel jezelf drie waarom-vragen. Zo kom je bij de juiste argumenten.
Ik leg het uit met een kort voorbeeld. Stel, je wilt de basisscholing tot Parkinsonnetzorgverlener doen.
Waarom wil ik deze opleiding doen? Dan heb ik meer kennis over dit ziektebeeld.
Waarom is dat nodig? Omdat we veel patiënten op het spreekuur zien met dit ziektebeeld.
Waarom is die kennis belangrijk voor je organisatie? Dan kan ik betere zorg verlenen, beter voorlichten en weten we wat we op langere termijn kunnen verwachten. Het zorgt voor passende zorg en kortere wachtlijsten.
Je standpunt en argumenten zijn nu helder. Neem je manager mee in jouw gedachtegang en ze ziet dan niet alleen wát je wilt, ze begrijpt ook waaróm het belangrijk is. Voor de organisatie en voor de patiëntenzorg.
Tip 2. Begin met je argumenten en dan pas je standpunt
Leg je standpunt niet pats boem op tafel. Vergelijk het met een film. Als in de eerste scene de hoofdrolspeler dood gaat en de rest van de film gaat over hoe dat zo gekomen is, dan is het geen spannende film.
Begin met je argumenten waarom je iets wil. Daarna is je standpunt een logische conclusie.
Tip 3. Noem 3 argumenten
Mensen onthouden niet alle punten die je noemt. Geef er maximaal 3 en houd andere argumenten achter de hand.
Denk in problemen, niet in oplossingen
Kijk eerst met elkaar wat het probleem is dat jullie willen oplossen. Bijvoorbeeld: te weinig zorgverleners beschikbaar in de ouderenzorg. Zorg ervoor dat je het eens bent over het probleem. Kom dan met jouw oplossing ervoor.
Tip 4. Noem feiten en de bron
“Volgens de NZa is de wachttijd voor deze patiënten gemiddeld 4 maanden. Bij ons wachten patiënten 7 maanden. Ik checkte het bij Karel van de planning.”
Feiten maken je argumenten sterker. Bronnen laten zien waar die feiten vandaan komen. Dat vergroot je geloofwaardigheid.
Tip 5. Gebruik een brugzin
Als je merkt dat het gesprek afdrijft van je onderwerp, gebruik dan een brugzin. Zo kom je weer terug bij je onderwerp. Bijvoorbeeld:
- Als ik iets mag toevoegen
- Als ik een stapje terug mag doen
- Als ik een stapje opzij mag doen
- Daar gaat een vraag aan vooraf
- Tegelijkertijd.
Zo kun je eerst antwoord op een vraag geven, een brugzin gebruiken en daarna weer teruggaan naar je eigen verhaal.
Tip 6. Ga niet in op voorbeelden
Voorbeelden helpen om iets duidelijk te maken. Als je uitgebreid over het voorbeeld gaat praten, verdwijnt de kern van jouw onderwerp naar de achtergrond.
Deze vragen helpen om het gesprek open te houden en samen naar een oplossing te zoeken
- Neem me eens mee in je gedachtegang.
- Denk eens even met mij mee.
- Welke oplossing zie jij?
Tip 7. Denk in de gewenste situatie
Richt je op de situatie die je wilt bereiken, het idee dat je wilt realiseren of het probleem dat je wilt oplossen. Houd je doel voor ogen en blijf flexibel in de manier hoe je daar komt.
Je doel kan bijvoorbeeld zijn: meer behandelaren in dienst, meer tijd voor patiënten of minder administratie.
Soms maakt het niet uit hoe je een gewenste situatie bereikt, zolang je het gewenste resultaat maar behaalt.
Belangrijke gesprekken blijven spannend
Als je precies weet wat je wil, 3 goede argumenten en een paar handigheidjes paraat hebt, merk je dat het gesprek effectiever loopt.
En jij?
Wat helpt jou in een lastig gesprek?